Externalisation web la préparation et les clés de réussite

Externalisation web la préparation et les clés de réussite

Avez-vous besoin de renforcer votre équipe ? Vous pourrez choisir deux formules: le recrutement et l’externalisation. La seconde option présente de nombreux avantages, notamment sur le plan financier. Vous ne pourrez cependant réussir sans vous préparer et sans en connaître les mécanismes.

S’interroger sur ses besoins et les profils requis

Le besoin peut être ponctuel ou permanent. On parle du premier cas lorsqu’à un moment donné, un client confie à une agence web des tâches plus délicates que d’habitude. Donc au lieu de recruter, elle devra faire appel à une agence offshore. Cette dernière se chargera des tâches supplémentaires. L’agence client, quant à elle, ne s’occupera plus que de son travail habituel. Cela lui évitera par ailleurs d’engager des dépenses en plus, et de ce fait le recrutement de nouveaux collaborateurs devient inutile.

Il se peut également que l’agence web souhaite éviter une importante augmentation de ses charges salariales. Le recours à une agence se trouvant à Madagascar ou dans une autre destination offshore lui permettra d’atteindre cet objectif. Les développeurs, les chefs de projets, les rédacteurs web, les référenceurs et les télé-assistants y sont payés en effet moins cher. Pourtant, la qualité des prestations est similaire à celle de leurs homologues européens. Il faut donc tenir compte de l’emplacement de l’agence offshore avant de se décider. Il influe énormément sur le prix et la qualité des prestations. Pour une agence française, il est préférable de choisir un prestataire offshore se trouvant dans un pays francophone.

Intégrer l’équipe interne dans le projet

question offshoreAprès avoir eu connaissance du nouveau projet, certains membres de l’équipe interne penseront sûrement à « trouver des points de chute ». Il appartient donc au dirigeant de l’agence de les rassurer, de leur faire part des objectifs. Celui-ci devra même les mettre au centre du projet d’outsourcing, pour qu’ils ne s’estiment pas être mis en compétition avec des prestataires externes. Il faut notamment leur expliquer que ces derniers contribuent aussi au développement de l’entreprise. Ceci implique donc une collaboration étroite.

Le dirigeant devra donc jouer la transparence et avoir notamment le sens de la communication avec ses collaborateurs internes. L’agence ne peut que tirer des avantages de l’externalisation d’une partie de ses activités. Tout cela dans un souci de ne pas écarter les membres de l’équipe interne. Quoi qu’il en soit, malgré une bonne prestation des sous-traitants, on a toujours besoin au sein de l’entreprise, d’une équipe pour se charger du contrôle de la bonne tenue des projets externalisés. Une externalisation à Madagascar ou vers une autre destination offshore ne devra donc pas toujours entrainer un licenciement d’une partie de l’équipe interne.

Choisir son ou ses partenaires

assistances externaliséLes agences web offshore et les prestataires web indépendants ne cessent de se multiplier ces derniers temps. Dans un marché où la concurrence est rude, certaines sont même allées jusqu’à émettre directement des propositions à des agences web européennes. Il y a donc une chance que la vôtre ait déjà reçu plusieurs demandes. Il ne vous reste plus qu’à faire un tri et contacter les profils correspondant à vos besoins. Le premier contact vous permettra de constater la motivation de vos prestataires et de les interroger sur leur expérience. Il ne faut cependant pas se contenter des premières informations. Il importe également d’effectuer quelques recherches sur Internet concernant les agences ou les prestataires en outsourcing avec qui il a déjà travaillé. Il devra notamment s’intéresser aux compétences de ses éventuels partenaires dans l’accomplissement des tâches qu’il prévoit de soumettre. Il est également important de vérifier si ceux-ci maîtrisent son langage. En effet, la communication est très importante surtout pour un travail réalisé à distance. Enfin, il ne faut pas hésiter à trouver des informations supplémentaires auprès des entreprises qui ont déjà travaillé avec les agences ou les prestataires visés.

Qu’en est-il du process ?

Une agence web habituée à la documentation de projet avec, entre autres, la création de cahier de charges ou de planning dispose déjà d’une bonne base pour obtenir du succès avec un prestataire en externalisation. Ce dernier peut également s’occuper de l’établissement de base, en assurant lui-même, la documentation d’un projet d’une autre entreprise non habituée à ce genre d’exercice. Son intervention devra ainsi commencer par la réalisation d’un audit, une opération lui permettant de connaître les atouts et les faiblesses de l’entreprise. C’est en fonction des résultats qu’il proposera par la suite une nouvelle organisation pour le projet d’outsourcing. Il y aura dans ce cas un surplus de temps d’intervention. Cela demandera, certes, du temps de la part des deux parties, mais c’est nécessaire pour tirer un maximum d’avantages de ce type de partenariat. A la fin de cette quatrième étape donc, le dirigeant reçoit non seulement l’intégration de ses collaborateurs, mais également la totale implication de son nouveau partenaire. Un gain en efficacité, en qualité et en rentabilité peut donc être espéré.

Quid des outils du suivi du projet ?

Généralement, lorsque l’entreprise ne dispose pas encore d’outils adaptés, son nouveau partenaire à Madagascar ou dans une autre destination offshore impose leur utilisation. Les plus importants parmi ces outils sont la plateforme collaborative, l’outil de visionnage de code source, la plateforme de « bug tracking » et la mise à disposition des coordonnées. Le premier servira à fluidifier la communication et à partager la documentation. Le second est destiné aux développeurs. Le troisième est destiné à l’optimisation de la gestion des phases de recettes et/ou de nouvelles commandes et le dernier au suivi du projet.

La disposition de ces outils contribuera également à la réussite du projet. Ceux-ci permettent en effet de gagner du temps et en efficacité dans la gestion du process.

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