Faut-il externaliser son secrétariat

Dirigeant d’entreprise ? Vous n’aurez pas toujours à vous occuper vous-même de vos formalités comptables, votre gestion de paie, vos démarches de recrutements et des tâches liées à la gestion courante de votre activité. Rien ne vous oblige également à faire appel à un secrétaire interne. Pourquoi ne pas penser au télésecrétariat ? Voici quelques bonnes raisons de recourir à cette solution.

Les mêmes services qu’une secrétaire classique

En Europe ou aux Etats-Unis, les personnes travaillant dans l’univers de la télé-assistance sont encore moins nombreuses. Ce qui n’est pas le cas dans des destinations offshores comme Madagascar. Plusieurs entreprises européennes font déjà appel à des prestataires malgaches. Malgré la distance et les différences culturelles, les entreprises locales peuvent donner les mêmes qualités de services qu’une assistante en interne. On peut leur demander de s’occuper de nombreuses tâches habituellement confiées à une secrétaire conventionnelle, allant de la prise de rendez-vous, la gestion d’e-mails, à l’organisation d’évènements, en passant par l’élaboration et le suivi de devis de factures, la rédaction de courriers et la création de supports de communication.

Du fait de l’externalisation offshore, le secrétariat perd progressivement sa réputation de « domaine pour femme ». En effet, de nombreux hommes travaillent comme télé-assistant dans des agences spécialisées se trouvant dans les destinations offshores.

De nombreux avantages à profiter

Plusieurs raisons poussent les dirigeants vers l’outsourcing pour la gestion de leurs tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Cette solution est notamment choisie par les entrepreneurs ne disposant pas suffisamment de compétences ou de temps pour se charger du travail. Elle intéresse également ceux qui n’ont pas assez de ressources financières pour engager un ou une secrétaire en interne. Enfin, le télésecrétariat constitue un moyen de faire face à un surplus d’activité ou une absence périodique d’un employé.

Plusieurs avantages sont attendus quelle que soit la raison. Ils sont notamment d’ordre financier. En faisant appel à un prestataire offshore, il n’y a pas lieu d’investir en matériel informatique, donc logiquement on peut faire des économies. En fait, la main d’œuvre est moins chère dans les destinations offshores. Par ailleurs, avec l’externalisation, les frais liés aux formalités de recrutement d’un employé ou d’un intérimaire n’existent pas.

Une garantie de liberté

Le recours à un télé-assistant à Madagascar ou dans un autre pays est un meilleur moyen de se mettre à l’abri des contraintes liées au licenciement pour diverses raisons d’un secrétaire interne. Ce qui donne à l’entreprise la possibilité de passer d’un prestataire à un autre, si cela lui convient. Il est cependant important de le préciser, la téléassistance n’est pas un domaine règlementé. Le nombre de personnes qui s’y lancent ne cesse de se multiplier. Pourtant, certains ne possèdent même pas les compétences requises pour effectuer ce type de service. Il est donc important de bien s’informer avant de choisir un prestataire en outsourcing. Un test oral constitue l’un des meilleurs moyens pour évaluer le professionnalisme d’une personne. N’hésitez surtout pas à le faire, car une prestation médiocre peut compromettre le bon fonctionnement de l’entreprise.