La vérité sur la réduction des coûts grâce au BPO

Faire appel au BPO (Business Process Outsourcing), c’est confier à un prestataire extérieur une partie ou l’intégralité d’une tâche à faible valeur ajoutée. Cette pratique est de plus en plus adoptée par les entreprises francophones. Et pour cause, elle permet de réduire les coûts. C’est ce que nous allons tenter de comprendre aujourd’hui.

1- Le BPO permet la diminution des frais de gestion

En recourant au BPO, une entreprise qui externalise ne paie que les prestations réalisées par le freelance, ce qui permet l’optimisation des frais de gestion administrative.

L’entreprise fait des économies considérables, lesquelles pourront être allouées dans des activités qui font partie du cœur de métier (investissements publicitaires, trésorerie…).

2- Le recours au BPO réduit les frais de personnel

Les processus de recrutement et la formation de nouveaux personnels constituent d’importantes postes de dépenses, même pour les grandes firmes. Sans parler des charges sociales liées à chaque employé ni de la gestion du RH.

Grâce au BPO, les dépenses liées à la gestion du personnel sont diminuées. Le donneur d’ordre peut se défaire du recyclage des employés pour assurer la continuité des services. C’est le prestataire externe qui se charge du recrutement du personnel adéquat et sa formation. Il s’agit donc d’un processus qui présente un retour sur investissement élevé.

3- Le BPO permet un allègement des frais de location

La diminution du nombre d’employés en interne amène une réduction conséquente de l’espace de travail. L’entreprise diminue ses besoins en m2 et réalise ainsi des économies. Certains chefs d’entreprises décident, par exemple, d’externaliser plusieurs pôles de leur entreprise (relation client, service marketing…) pour économiser sur l’espace de travail.

4- Le BPO pour baisser les frais d’équipements

Une entreprise qui veut être un leader dans son secteur se doit d’investir sur du matériel de qualité. Or, il s’agit d’un investissement conséquent. Lors du processus d’externalisation, c’est le prestataire externe qui met à disposition le matériel nécessaire pour mener à bien le service. L’entreprise client n’a qu’à payer les prix des prestations pour bénéficier de ces équipements à la pointe de la technologie.

Par ailleurs, le donneur d’ordre se décharge des frais de réparation, de dépannage et de renouvellement du parc informatique. Tout est à la charge de la société d’externalisation.

Comment réussir un projet de BPO ?

Vous l’aurez compris, le BPO permet à votre entreprise de faire des économies considérables. Cependant, il existe des étapes à ne pas négliger pour mener à bien ce processus.

Effectuez une étude de faisabilité

• Identifiez les tâches à externaliser.
• Évaluez le coût des opérations.
• Faites le point sur les avantages recherchés et les potentiels risques.
• Rédigez une clause de confidentialité.
• Mettre en place une solution de backsourcing (dans le cas où le prestataire ne respecte pas les clauses du contrat).

Tournez-vous vers le bon prestataire

• Choisissez un prestataire reconnu dans son domaine.
• Faites un tour de ses locaux et de ses équipements.
• Testez les compétences du prestataire avant de conclure l’externalisation du processus.

Ne négligez pas le suivi de la production

• Établissez une cellule de pilotage des opérations externalisées.
• Demandez un reporting régulier des missions réalisées.

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