La sous-traitance administrative en réponse à la covid-19 : bonne ou mauvaise idée ?

À la recherche de performance et de flexibilité, certaines entreprises font le choix d’externaliser certaines activités. La sous-traitance administrative coûte notamment jusqu’à 50 % moins cher aux donneurs d’ordre.

Les séismes engendrés par la pandémie de la Covid-19 ont obligé les entreprises à se tourner vers un modèle de gestion plus attractif et plus flexible. Nous assistons aujourd’hui à l’externalisation des tâches à faible valeur ajoutée, et la sous-traitance des services administratifs en fait partie. Cette opération gérée essentiellement en interne, se voit de plus en plus confiée à des sociétés offshores.

La sous-traitance administrative : quelle valeur ajoutée ?

Ce processus consiste à alléger le service des ressources humaines, mais pas seulement ! Elle permet également aux entreprises de réaliser des économies considérables. En effet, une démarche de sous-traitance en offshore coute jusqu’à 50 % moins cher aux entreprises qu’un recrutement en interne. Ce chiffre peut aller jusqu’à – 65 % dans des pays comme Madagascar où le coût de la main-d’œuvre est attractif.

D’ailleurs, les prestations proposées par les agences d’externalisation deviennent de plus en plus pointues et se déclinent en une gamme d’offres étendue : externalisation comptable, relation client, téléassistance, traitement de données en ligne, community management, référencement SEO, rédaction web…

En matière de charges, il est plus cher pour une entreprise de recruter et former du personnel pour gérer ses tâches administratives. Ainsi, l’outsourcing permet d’éviter les coûts afférents à l’embauche, de diminuer les coûts de structure (aucun coût d’achat et de maintenance du parc informatique) et de gagner du temps.

Le rôle de l’agence de sous-traitance administrative

L’externalisation des services administratifs créera toutefois une sorte de « dépendance » vis-à-vis du partenaire externe. Les donneurs d’ordre seront ainsi obligés de consulter de manière continue l’avancement des process.

Pour ce faire, l’agence de sous-traitance administrative doit mettre à disposition de son client une interface sur laquelle ce dernier pourra faire un suivi des missions réalisées : un tableau de bord qui permettra de constater et de collecter l’ensemble des informations liées au process.

Parmi les défis que le prestataire offshore doit relever, on note l’obligation de s’assurer que les données des clients soient sécurisées et ne fassent pas l’objet de pertes, voire de vols. Pour pallier ce problème, les 2 acteurs peuvent ajouter une clause de confidentialité au contrat. Mais dans tous les cas, il doit y avoir une bonne confiance entre le donneur d’ordre et la société sous-traitante.

Le bon choix du prestataire : la condition sine qua non pour réussir un projet d’externalisation

Pour le succès d’un projet de sous-traitance administrative, il est impératif de se tourner vers des prestataires bénéficiant d’une longue expérience dans le domaine. Une agence doit au moins bénéficier de 5 années d’expertise dans l’activité pour être considérée comme « fiable ».

Vous l’aurez compris, l’externalisation administrative s’avère bénéfique dans de nombreux points, que ce soit en matière de coûts ou de temps. En somme, ce modèle de gestion permet aux entreprises à la recherche de flexibilité de gagner en productivité.