Externalisation administrative des entreprises : gagnez en efficacité !

Les dirigeants de PME, surtout s’il s’agit d’entreprises nouvellement créées, souhaitent eux-mêmes prendre en charge leurs tâches administratives pour des raisons de coûts. Pourtant, l’externalisation revêt des avantages indéniables. Décryptage !

Dans ce dossier, informez-vous sur les enjeux et les avantages de l’externalisation administrative !

Externalisation administrative : définition

L’externalisation administrative a pour objectif de déléguer certains processus métiers d’une entreprise à un prestataire externe. Il peut s’agir d’une agence nearshore (prestataire local) ou d’une société d’externalisation offshore (prestataire étranger). Cela peut concerner la totalité ou une partie des tâches.

Plusieurs services peuvent être externalisés. Parmi les missions administratives pouvant être confiées à un prestataire extérieur, on peut notamment citer :

• La saisie de données
• La transcription audio
• La relation client
• La gestion du courrier
• La permanence téléphonique
• La modération de contenu web
• Le community management
• Les services de la comptabilité

Avantages et inconvénients de l’externalisation administrative

L’externalisation administrative permet au chef d’entreprise de :

• Bénéficier de services de qualité (à condition de faire appel à un prestataire de confiance)
• Gagner en flexibilité en transformant les coûts fixes en coûts variables
• Diminuer les coûts opérationnels de l’entreprise
• Se recentrer sur le cœur de métier en privilégiant les activités les plus productifs
• Gagner du temps en déléguant des tâches chronophages à une entreprise spécialisée

En contrepartie, ce processus peut engendrer :

• Un risque de divergence entre l’agence de délocalisation et le client
• Une perte de maîtrise de la qualité de services et de prix
• Une perte de confidentialité
• Un choc culturel engendré par l’arrivée de nouveaux collaborateurs

Bon à savoir :

Travailler avec une agence spécialisée dans la gestion administrative n’est pas une décision qui se prend à la légère. Pensez à demander plusieurs devis pour les différentes missions que vous souhaitez réaliser, par exemple un premier devis pour l’externalisation complète des processus métiers et un autre pour l’outsourcing partielle. Cela vous permettra de juger s’il est favorable pour vous d’internaliser une partie des tâches ou pas.

L’externalisation administrative avec LAPLUME.MG

Depuis maintenant 8 ans, l’objectif de notre agence d’externalisation administrative à Madagascar est clair : tout faire pour vous garantir un travail de qualité. Nos opérateurs web back-office harmonisent leurs compétences pour offrir à nos clients des solutions pertinentes et efficaces. Ainsi, pour permettre aux entreprises de booster leur productivité, nous offrons une gamme complète de services :

• Gestion des emails
• Collecte, traitement et saisie de données
• Archivage et numérisation de documents
• Rédaction de contenu web
• Standard téléphonique, gestion agenda et rendez-vous
• Organisation comptable : rapprochement bancaire, écriture d’inventaire, saisie comptable, contrôles des pièces comptables, établissement bilan comptable…
• Modération web
• Community management
• Téléassistance
• Relation client